Depuis quelques années, les entreprises font un constat : Une grande partie des espaces de travail sont inoccupés ou mal optimisés.
C’était déjà vrai avec les voyages d’affaires et lorsque les employés prenaient des vacances. Mais cela s’est intensifié avec l’essor du télétravail et les avancées technologies de communications digitales. On perçoit une réelle transformation structurelle dans la manière de travailler.
En France, 26 % des actifs télétravaillent régulièrement. En 2021, le nombre de jours télétravaillés s’élève à 3,6 par semaine en moyenne. Cette tendance croissante va continuer de se généraliser.
Qu’est-ce que c’est ?
Le Flex-Office (de l’anglais, « bureau flexible ») ou Flexispace, désigne un espace de travail mieux optimisé, avec des postes de travail en libre-service, au milieu d’espace partagés connectés.
L’idée est de dire que l’espace appartient à tout le monde et un bureau n’est non plus attribué à un collaborateur, mais devient un espace partagé. Le nombre de poste est inférieur au nombre de collaborateurs, afin de pouvoir aménager plus d’espaces communs.
Le collaborateur devient libre d’utiliser l’environnement de travail qu’il souhaite, selon ses humeurs ou ses besoins. A la fin de la journée, il range ses affaires et les déposes dans un espace dédié, ou les ramène chez lui.
Chacun s’organise à sa guise, dès lors qu’il ne compromet pas le travail d’équipe et ne nuit pas à la qualité du résultat final.
Dans ce type d’aménagement, les espaces collectifs peuvent représenter jusqu’à 55 % d’un plateau de travail, contre 10 à 15 % dans une configuration traditionnelle.
On regroupe 4 types d’espaces :
-Un open space, pour les tâches individuelles
-Des salles de réunions, pour travailler en équipe
-Des espaces d’isolement, ou l’on peut s’éloigner du bruit
-Des lieux de détente.
La nécessité des espaces fermés
Attention cependant à porter une attention particulière aux matériaux employés et à l’acoustique en général.
Il est important de proposer des espaces de travail ouverts et d’autres fermés. Box fermé, espaces autonomes, cabines acoustiques… Conserver une part de l’espace ou vos collaborateurs pourront s’isoler, se concentrer.
Une cabine Téléphonique comme une Blabla-Cube Solo apportera à vos collaborateurs un espace confidentiel, calme et tranquille, où ils pourront passer leur coup de téléphone. Il est important pour vos collaborateurs de garder une part d’intimité, même au bureau.
Optimisation
Le Flex mobilier permet de centraliser celui-ci et aussi de réduire le nombre de mobilier, ce qui représente une baisse des coûts pour l’entreprise. L’immobilier représente souvent la deuxième plus grosse dépense, après les salaires, le premier avantage est donc financier pour les entreprises. Mais également, une réflexion poussée sur l’aménagement des espaces de bureaux permet de mieux penser et donc mieux optimiser l’environnement, le rendant plus fonctionnel, allégé, et agréable.
Bien être
Des études montrent que les employés aiment le travail flexible car cela amène une meilleure qualité de vie au travail. En ayant le choix de travailler seul ou à plusieurs, ou de profiter des espaces de détente, les employés ressentent moins de stress et se sentent plus considérés et reconnus par leur organisation.
De plus, après des mois à travailler depuis la maison, les collaborateurs ont fini par s’y habituer et cherchent dorénavant une plus-value à venir au bureau. Il n’est plus utile de se déplacer si c’est pour vivre la même expérience qu’en télétravail. S’ils viennent au bureau, c’est pour venir y chercher l’interaction, l’échange, les relations physiques et de la communication.
Quoi de mieux pour y parvenir que de leur retirer leur poste de travail attribué ?
Collaboration
Cette démarche permet de créer des hubs collaboratifs, en rendant les lieux de travail conviviaux, propices aux échanges et favorisant la concertation ainsi que la créativité. Pour les entreprises en mode projet, ou mettant en avant le management horizontal, le flex office est conseillé, cela va dynamiser leur organisation interne.
Attractivité
Des solutions d’aménagements plus flexibles vous permettent d’obtenir une durabilité face aux évolutions des équipes ou de l’organisation.
Le flex office, en alliant modernité et design, suscite de l’envie et attire de nouveaux collaborateurs à rejoindre votre entreprise ! Un bon aménagement des bureaux est un critère clé pour fidéliser un nouveau collaborateur.
